Оптимизация автосервиса в 2021 году: инструменты, советы и решения

О том, какие решения для оптимизации бизнес-процессов сегодня существуют на рынке авторемонта, рассказывает Барно Турсунова, сооснователь сети умных автосервисов “Вилгуд”.

По данным некоммерческого объединения “Союз Автосервисов”, во время весеннего карантина сфера авторемонта серьезно пострадала – сначала из-за запрета на работу в период режима самоизоляции, а затем из-за введения электронных пропусков. В тот период обороты повсеместно упали на 70-80%. Когда ограничения были сняты, далеко не все автосервисы смогли быстро восстановить показатели –  ряд компаний не выдержал кризиса и вынужден был закрыться.

В целом пандемия еще раз подсветила основную причину убыточности многих игроков рынка – неоптимизированные бизнес-процессы. Сфера авторемонта все еще остается серой, неконсолидированной отраслью: организация и контроль работы нередко ложатся исключительно на плечи собственника. Чтобы обеспечить прибыль, он вынужден находиться на точке 24/7. О масштабировании в этом случае не может быть и речи. Вот почему часть рынка уже использует ряд оптимизирующих инструментов, позволяющих разгрузить как владельца СТО, так и сотрудников.

Подсчет времени выполнения заказа и планирование загрузки

Сейчас большая часть рынка использует информационный сервис Autodata Online. В программе есть как подробные инструкции по ремонту 45 000 моделей автомобилей 82 различных марок, так и нормы выполнения каждого вида работ. Это значительно облегчает задачу сотрудникам и упрощает планирование загрузки сервиса. Однако проблема в том, что такие программы не могут отслеживать показатели персонала в режиме реального времени. К примеру, если мастер-механик тратит на ремонт автомобиля пять часов вместо рекомендованных двух, это помешает загрузить точку на 100% и неминуемо скажется на клиентском потоке. Поэтому предприниматели в большинстве случаев вынуждены вручную контролировать загрузку автосервиса и отслеживать показатели сотрудников.

Оптимизация маркетинга

Времена, когда вся система учета заказов велась на бумажках или в тетрадке, давно позади. В ручном режиме трудно фиксировать все входящие звонки или заявки с сайта, а определить эффективность работы отдела продаж, обрабатываются ли все входящие лиды, проводится ли какая-то работа с уже имеющимися контактами, и вовсе невозможно. Для многих выходом из ситуации стало внедрение CRM-систем, которые позволили автоматизировать и стандартизировать управление коммуникации с клиентами.

Преимущества таких платформ очевидны: они помогают формировать общую для компании базу контактов клиентов и поставщиков и вести постоянный контроль качества продаж. В этих программах можно собирать статистику и анализировать эффективность работы с лидами. Чаще всего предприниматели используют CRM-системы: РемОнлайн, STOCRM, БИТ.Автосервис и др.

Однако, у таких платформ есть недостаток: доступ к ним предоставляется на 1-2 рабочих компьютера, и за каждое дополнительное рабочее место необходимо платить. Это также становится минусом, если компании необходимо перевести часть сотрудников на работу из дома и обеспечить им удаленный доступ к системе.

Организация расписания

Порой из-за оплошности или недосмотра сотрудники в автосервисе могут записать клиентов так, что их визиты пересекутся. И если в это время на СТО нет свободных подъемников, автовладелец, которому придется ждать своей очереди, просто-напросто уйдет или даже оставит негативный отзыв.

Чтобы этого избежать, автосервисы пользуются различными сервисами онлайн-записи или внедряют групповые календари. Такие программы (к примеру, Bookform, HelloClient, GBooking и др.) нередко сочетают в себе функции CRM-платформ. Недостатки, как и в случае с классическими системами учета, те же – необходимы дополнительные расходы для расширения доступа.

Что делать бизнесу

Оптимизация в любом случае – жизненно необходимая составляющая для рынка автосервисов. Она позволяет превратить даже убыточную точку в прибыльную и снять существенную часть нагрузки с плеч собственника.

Однако в использовании сразу нескольких программ есть свои недостатки. Во-первых, большие затраты – за каждую систему оптимизации необходимо платить отдельно. Кроме того, доступ к софту обычно предоставляется на одно, максимум, два рабочих места. Поэтому в случае, если их необходимо устанавливать на бОльшее количество компьютеров, расходы увеличиваются в разы.

Для снижения затрат можно воспользоваться решениями, которые объединяют в себе сразу несколько сервисов. Так, ряд отраслевых систем учета, созданных специально для автосервисов (STOCRM, БИТ.Автосервис и др.) также могут помочь с поиском и выбором запчастей и расчетом загрузки СТО. Создатели  IT-платформы Wilgood IS Light пошли еще дальше и включили в нее все классические инструменты для оптимизации работы. Операции проводятся в режиме одного окна, а доступ к программе можно получить с неограниченного количества устройств.

Вторая проблема, с которой сталкиваются автосервисы – сложности с обучением сотрудников работе в разных программах. Поэтому при выборе решений важно обращать внимание на то, чтобы интерфейс был интуитивно понятным, а поставщик софта предлагал функцию обучения и качественную техподдержку.

В-третьих, когда в одном автосервисе функционирует множество средств оптимизации, необходимо, чтобы все они были грамотно интегрированы друг с другом.  Реализовать это технически непросто: если одна из систем перестанет нормально функционировать, она может фактически парализовать работу всех остальных программ.

Проблему можно решить двумя способами. Первый – пригласить опытного IT-специалиста, который сможет настроить взаимодействие софта от разных производителей так, чтобы каждая программа была автономной. Но здесь следует заранее приготовиться к тому, что затраты могут быть довольно высокими. Второй способ – найти IT-систему, в которой все уже оптимизировано заранее. Среди таких решений – Wilgood IS Light, “Автосервис ТС” и др.

По нашим расчетам, применение единых платформ для оптимизации в сравнении с использованием отдельных сервисов позволяет сэкономить от 15% расходов СТО. Собственник, в свою очередь, делегирует часть функций IT-системе и может уйти от концепции классического ручного контроля за всеми процессами.

Таким образом, эпоха, когда все операции в авторемонте проводились вручную, уходит в прошлое. Сейчас все больше СТО применяют различные сервисы для оптимизации работы. По нашим прогнозам, в ближайшем будущем рынок будет все больше стремиться к комплексным решениям, с помощью которых можно дополнительно автоматизировать бизнес-процессы и сократить издержки.

Барно Турсунова, сооснователь сети умных автосервисов “Вилгуд”